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20Dic 2018

Conservazione Elettronica, un futuro senza carta

Fondirigenti si prefigge, nei primi mesi del 2019, di rendere la presentazione dei piani formativi paperless e completamente telematica. Per raggiungere questo obiettivo, oltre all’utilizzo della firma e della fatturazione elettronica, il Fondo si munirà di un sistema di conservazione elettronica o sostitutiva per adeguare i propri standard a quelli descritti nel Codice dell’amministrazione digitale.

Il cosiddetto processo di conservazione elettronica ha il compito di rendere la documentazione digitale equipollente sotto tutti i punti di vista a quella cartacea. Nell’ambito dell’archiviazione elettronica, i criteri per una corretta conservazione dei documenti sono basati non sul tipo di supporto utilizzato, ma sulla tutela del contenuto. Le soluzioni informatiche adottate hanno quindi il compito di rendere il documento digitale valido giuridicamente nel lungo periodo, mantenendone l’accessibilità e la leggibilità nonostante la continua metamorfosi tecnologica alla quale siamo soggetti.

Filo con freccia sfondo blu - come aderire a Fondirigenti

L’obiettivo della conservazione elettronica è quindi quello di mantenere autentici, integri, affidabili, leggibili e reperibili non solo i documenti intesi come file .pdf, ma anche flussi di informazioni di qualsiasi tipo, come riportato nell’art. 3 di eIDAS (Regolamento 910/2014/UE – electronic IDentification Authentication and Signature) “[…] qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva […]”.

Il documento destinato alla conservazione ha quindi due caratteristiche principali: la firma digitale di chi ha sottoscritto il documento e la marca temporale che identifica in modo inequivocabile la data e l’ora in cui lo stesso è stato cristallizzato.

Dei due strumenti, il meno noto è quello della marca temporale, che tramite la sincronizzazione con il servizio NTP (Network Time Protocol), che coordina la sincronizzazione di tutti gli orologi atomici mondiali, restituisce, con elevata precisione, il momento esatto in cui viene apposta su un documento digitale, rendendo tale dato universale, inequivocabile, legalmente valido e opponibile a terzi. Nella stessa normativa ricade anche la cosiddetta “conservazione sostitutiva” che prevede la conservazione elettronica di documenti originariamente analogici.

Nel suddetto ambito si delinea quindi una nuova figura, il responsabile della conservazione, che può essere interno alla struttura organizzativa o un ente esterno accreditato presso l’AgID, come previsto dall’art. 29 del CAD, modificato dal D.Lgs. n. 217/2017 “[…] I soggetti che intendono svolgere l’attività di conservatore di documenti informatici presentano all’AgID domanda di accreditamento, secondo le modalità fissate dalle Linee guida […]”. E’ consentito quindi affidare in modo totale o parziale il processo di conservazione elettronica a soggetti terzi che siano essi pubblici o privati, rispettando le indicazioni imposte nell’art.5 delle Regole Tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013.

Il responsabile della conservazione, figura obbligatoria per legge, è colui che organizza, presiede e controlla l’intero sistema di conservazione. Un esempio di conservazione elettronica a cui tutte le imprese dovranno aderire dal 1° gennaio 2019, sarà quella dedicata alle fatture digitali, che dovranno essere obbligatoriamente, per evitare l’ulteriore generazione di materiale cartaceo, archiviate digitalmente e conservate come da norma di legge per almeno dieci anni nella maggior parte dei casi.

La conservazione elettronica ha quindi l’obbiettivo di trasformare, con sempre maggiore efficienza, il mondo in cui viviamo in un luogo privo di carta, dove qualunque documento sia tracciato, valido a norma di legge e subito reperibile, azzerando gli spazi dedicati all’archiviazione, diminuendo i tempi di consultazione e lasciando maggiore libertà alla mobilità e allo smart working.

Fonti e Approfondimenti: 

Conservazione elettronica/sostitutiva: cos’è, come si fa, le norme e il futuro